A reunião eficaz

Muitos dos que leem este artigo já devem ter participado de reuniões em que, no final, ficam se perguntando: Pra que foi tudo isso? 

Horas de discussão que levam a nada, em que surgem ideias sem sentido e que, quando terminam, ninguém consegue definir o que foi realmente decidido são muito comuns tanto no setor privado quanto no público. Mal dirigidas, mal estruturadas e com participantes sem foco no assunto principal, quase sempre essas reuniões primam pela falta de comando e de uma direção firme da liderança. 

Lembre-se: todos esperam de um bom líder mão firme sobre a direção do encontro e que, ao final, consigam ver como foi proveitoso todo o tempo gasto. Assim, para que você possa ser produtivo e consiga manter uma liderança eficaz, aqui vão algumas dicas sobre como dirigir reuniões: 

1. Verifique a necessidade 

. Defina se o(s) assunto(s) precisam mesmo de uma reunião para serem abordados ou se podem ser tratados no dia a dia de trabalho. 

. Identifique os objetivos que você quer alcançar. 

2. Prepare a reunião. 

. Escolha um lugar confortável em que todos se sintam bem. 

. Prepare água.  

. Se a reunião for muito longa, pode ser necessário um pequeno lanche. 

. Tenha certeza de que providenciou todo o material necessário. 

. Identifique quem pode dar sua contribuição e convide apenas esses para participarem. 

. Monte uma agenda com os assuntos que serão abordados. Distribua o tempo necessário para cada assunto. 

. Divulgue o plano da reunião antecipadamente. Distribua a agenda aos participantes antes do início da reunião, assim já irão com alguma idéia de como poderão contribuir. 

3. Durante os trabalhos. 

. Mantenha o bom humor e o astral do local bastante elevado. Lembre-se que seriedade não é sinônimo de ser sisudo. 

. Identifique os participantes: os dispersores; os agressivos; os distraídos e tímidos e os que monopolizam. Controle-os tratando cada um segundo a sua forma de agir. 

. Seja decisivo: O que se vai fazer; quem vai fazer; quando vai fazer. 

. Mantenha a objetividade e o enfoque no resultado. 

. Busque o consenso. Se não for possível use bons argumentos para defender a melhor ideia.  

. Evite dispersão e assuntos paralelos. 

4. Após a reunião. 

. Distribua logo a ata e a agenda de decisões e deixe claro o que se decidiu fazer, quem vai fazer e como vai fazer. 

. Mantenha as decisões tomadas. 

Encontros de trabalho dessa forma quase sempre se transformam em ambientes muito prazerosos e, segundo Peter Drucker: “As pessoas apoiam o mundo que ajudam a criar”.